Wanneer je voor het eerst inlogt op je eigen domein in Yuki, zul je merken dat deze vrijwel leeg is. Dit komt doordat de accountant nog geen informatie over jouw bedrijf heeft ontvangen en daarom nog geen documenten heeft om te verwerken. Het is belangrijk om te begrijpen dat Yuki volledig werkt op basis van de informatie die jij aanlevert. Als je geen informatie aanlevert, kan deze informatie niet worden geboekt in je administratie. Daarom is het essentieel dat je Yuki van alle relevante informatie voorziet, liever te veel dan te weinig.
In de opstartfase vraagt Yuki je om alle nodige informatie over je onderneming te verstrekken aan je accountant, zodat de backoffice medewerkers begrijpen met welk bedrijf ze te maken hebben en welke zaken specifiek zijn. We adviseren om één keer per week alle informatie aan te leveren om de betrouwbaarheid van de informatie te waarborgen. Als dit niet lukt, lever dan minimaal maandelijks je spullen aan om extra kosten te voorkomen. Vergeet niet om voordat je begint, te controleren of je hard- en software aan de systeemeisen voldoen.
Dit artikel is bedoeld om jou stap voor stap tijdens het starten met je domein te begeleiden. Lees de verschillende stappen zorgvuldig door en volg de instructies zoveel mogelijk op. Je krijgt ook regelmatig tips die ervoor zorgen dat je administratie juist, volledig en tijdig kan worden bijgewerkt.
Vanwege de GDPR is het voor een accountantskantoor verplicht om een verwerkersovereenkomst met je af te sluiten. In deze overeenkomst staan de afspraken over de verwerking van persoonsgegevens, procedure rondom datalekken, recht op audit en de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die genomen zijn in de software. Het accountantskantoor stelt deze overeenkomst beschikbaar en deze dient bevestigd te worden door de eigenaar van het domein of een gebruiker met de rol 'Directie'.
Tijdens de opstartfase moet je de volgende informatie over je bedrijf aanleveren aan de accountant: NAW-gegevens en rechtsvorm, boekjaar en startdatum van administratie, beginstand van administratie (beginbalans, openstaande debiteuren en crediteuren) en informatie over kassa, bedrijfskas of contante transacties. Daarnaast moet worden vastgelegd wie de btw-aangifte gaat verzorgen.
In een domein kan elke gebruiker zijn of haar persoonlijke voorkeuren vastleggen, maar er zijn ook instellingen die de werking van Yuki beïnvloeden. Daarnaast moet je alle documenten (zoals facturen en bankafschriften) en banktransacties aanleveren in Yuki om echt met een boekhouding te beginnen. Nadat de accountant deze heeft verwerkt, kun je de gegevens bekijken en eventueel bewerken. Als je vragen hebt over een verwerkt document of een banktransactie, kun je deze in Yuki stellen aan de accountant.