Met de invoering van de GDPR is het voor accountantskantoren van groot belang om een verwerkersovereenkomst af te sluiten met ondernemers. Sinds 25 mei 2018 is deze nieuwe overeenkomst van kracht bij het betreffende accountantskantoor. De verwerkersovereenkomst moet voldoen aan de nieuwste Europese wet- en regelgeving met betrekking tot privacy.
In de verwerkersovereenkomst worden de afspraken vastgelegd over de verwerking van persoonsgegevens, de procedures bij datalekken, het recht op audit en de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die zijn genomen in de software.
Het is van belang dat de verwerkersovereenkomst wordt bevestigd door de tekenbevoegde. Alleen de eigenaar van een domein en gebruikers met de rol 'Directie' hebben de tekenbevoegdheid.
De verwerkersovereenkomst blijft altijd beschikbaar in het domein en kan door de tekenbevoegde altijd worden bekeken, afgedrukt en/of gedownload. Voor een uitgebreide beschrijving van de verwerkersovereenkomst voor ondernemers wordt verwezen naar het betreffende artikel.
Zodra het accountantskantoor de verwerkersovereenkomst beschikbaar heeft gesteld, verschijnt er een pop-up in het scherm van de tekenbevoegde wanneer deze persoon inlogt in het domein. De tekenbevoegde kan vervolgens op de knop "Onderteken de overeenkomst" klikken en wordt doorgestuurd naar een nieuw scherm waarop de verwerkersovereenkomst kan worden bevestigd.
In het nieuwe scherm dient de tekenbevoegde het selectievakje voor de regel "Ik heb de verwerkersovereenkomst gelezen en accepteer hierbij de overeenkomst als tekenbevoegde namens [naam domein]" aan te vinken en op de knop "Bevestigen" te klikken. Vervolgens moet de tekenbevoegde het wachtwoord invoeren en opnieuw op de knop "Bevestigen" klikken
Zowel de tekenbevoegde als het accountantskantoor ontvangen een e-mail met de getekende overeenkomst. De e-mail wordt gestuurd naar het e-mailadres waarmee de tekenbevoegde heeft ingelogd.
