Wanneer Yuki niet vanaf de startdatum van je onderneming de administratie voert, en je dus al eerdere boekjaren op een andere manier hebt geadministreerd, moet de beginstand worden ingevoerd in Yuki om een juist beeld van je bedrijf te krijgen. Hiervoor kun je informatie uit het boekhoudsysteem halen waarin je zelf de administratie van het laatste jaar hebt gevoerd of deze opvragen bij je accountant of administratiekantoor. Over het algemeen heeft Yuki de volgende informatie nodig: een gedetailleerde openingsbalans en eventueel andere details van de beginbalans, een lijst met openstaande debiteuren (saldilijst) en een lijst met openstaande crediteuren (saldilijst).
De accountant voert de beginbalans en de openstaande debiteuren en crediteuren in. De beginbalans kan ook een voorlopige beginbalans zijn, dus je hoeft niet te wachten totdat de accountant de definitieve jaarrekening heeft opgemaakt.
De lijst met openstaande debiteuren en crediteuren kun je op verschillende manieren aanleveren, namelijk door alle facturen in te scannen die bij het begin van het boekjaar nog niet betaald waren, door een lijst aan te leveren waarin per klant/leverancier het openstaande saldo staat of door een lijst aan te leveren waarin per klant of leverancier de openstaande facturen vermeld zijn. Om de beginbalans en de lijst met openstaande debiteuren en crediteuren aan te leveren, kun je deze documenten scannen, uploaden, synchroniseren of mailen.
Als je nog niet over bovenstaande informatie beschikt, kun je wel doorgaan met de gegevens van het huidige boekjaar. Houd er echter rekening mee dat totdat deze beginstand niet compleet en correct is ingevoerd, de informatie over de bezittingen en schulden van je onderneming niet betrouwbaar is. Ook de lijsten met debiteuren en crediteuren zijn dan niet compleet en kunnen daardoor foutieve informatie geven.