Je kunt documenten digitaal aanleveren bij Yuki door ze te scannen met behulp van de Yuki Scan Wizard. Deze zorgt ervoor dat de scanner optimaal is ingesteld en verstuurt de bestanden direct naar je domein. Let op, niet alle scanners worden ondersteund door de Scan Wizard.
Als je scanner niet ondersteund wordt, zul je de documenten eerst moeten scannen naar je computer om ze vervolgens naar je domein te uploaden. Houd er rekening mee dat een Mac computer geen directe scanner aansturing ondersteunt en dat Windows Internet Explorer niet meer wordt ondersteund door Yuki sinds 1 januari 2019.
Je kunt ook bestanden van je computer naar je domein uploaden via de Postbus. Daarnaast kun je gebruikmaken van Dropbox of Google Drive om je documenten aan te leveren. Als je al Dropbox of Drive hebt, kun je in je Dropbox of Drive directory een folder aanmaken die je vervolgens deelt met Yuki. Zodra Yuki de gedeelde folder heeft geaccepteerd, zal het automatisch subfolders creëren die de indeling van je digitale archief volgen.
Als je vervolgens documenten in de folder(s) plaatst, zal Yuki deze oppikken en in de juiste ordner plaatsen. Let op, als je Dropbox gebruikt, zullen de documenten worden verwijderd van de Dropbox folder en als je Google Drive gebruikt, worden de documenten nadat Yuki ze heeft opgehaald in de drive map 'verwerkt' geplaatst.
Om documenten naar je administratie te mailen kun je gebruik maken van het e-mailadres <domeinnaam>@yukiworks.nl. Dit adres kan ook gebruikt worden door leveranciers om facturen elektronisch aan te leveren. Als je meerdere administraties hebt, kun je documenten rechtstreeks naar de juiste administratie e-mailen via <administratienaam>.<domeinnaam>@yukiworks.nl. Het is ook mogelijk om documenten direct naar je eigen deel van het Yuki archief te sturen via mijn.<domeinnaam>@yukiworks.nl.
Let op dat iedere administratie een eigen e-mailadres heeft, maar het domein maar één mijn.<domeinnaam>@yukiworks.nl adres heeft. Je kunt de e-mailadressen aanpassen in 'Mijn domein'. Dit scherm is te openen vanuit verschillende plaatsen in Yuki, zoals het icoon Wissel domein, de tegel Mijn domein of het icoon Start.
Yuki laat je nu de e-mailadressen van de administraties zien in het domein. Deze adressen zijn automatisch samengesteld, maar kunnen worden aangepast. Klik op de naam van de administratie om deze te openen en klik vervolgens op de knop Bewerken. Op het tabblad Algemeen kun je het e-mailadres voor documenten aanpassen.
Handige tips voor het werken met e-mailadressen in Yuki:
- Het door Yuki aangemaakte e-mailadres accepteert alleen letters en cijfers.
- Vergeet niet op Bewaren te klikken om de instellingen op te slaan.
- Bij gebruik van de Yuki Assistant app wordt een foto altijd naar het domein e-mailadres gestuurd.
- Ontvangen mails worden eerst centraal ontvangen en later doorgestuurd naar de desbetreffende domeinen.
- Het e-mailadres van Yuki kan niet in de BCC worden opgenomen om te voorkomen dat de mail in het domein terechtkomt.