In dit artikel leer je hoe je op een efficiënte manier documenten kunt aanleveren voor je administratie in Yuki, zodat je administratie(s) zo actueel mogelijk blijven. Zakelijke PDF-facturen kun je direct doorsturen naar het Yuki e-mailadres van een administratie. Zakelijke bonnetjes kun je direct of elke avond scannen met de Yuki Assistant app. Correspondentie van de Belastingdienst en zakelijke papieren facturen kun je het beste direct bij ontvangst scannen en de scans vervolgens direct doorsturen naar het Yuki e-mailadres van een administratie. Als een bankrekening niet kan worden gekoppeld met Yuki, lever dan gedownloade elektronische bankbestanden regelmatig (minimaal elk kwartaal) aan.
Het is niet altijd makkelijk om te bepalen of uitgaven zakelijk of privé zijn. Yuki hanteert daarom de regel dat alle bonnetjes en facturen die je aanlevert, zakelijk zijn. Yuki zal ze dan ook als zodanig boeken. Mocht je accountant of fiscaal adviseur achteraf van mening zijn dat de kosten niet zakelijk zijn, dan kan hij of zij ze eenvoudig weer als privé aanmerken.
Om documenten efficiënt aan te leveren is het belangrijk om eerst de facturen te scannen en aan te leveren voordat je de banktransacties aanlevert. Als er meer dan één administratie in je domein wordt gevoerd, moet je de documenten per administratie aanleveren. Sorteer de documenten per administratie en per type document, bijvoorbeeld alle verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnetjes en als laatste de bankbestanden en creditcardafschriften.
Bereid het scannen voor door nietjes, paperclips etc. te verwijderen. Zorg dat alle velletjes los van elkaar zijn, tel het aantal vellen papier dat je op de scanner legt, en scan in batches van maximaal 25 vellen. Zorg dat documenten die uit meer dan één vel bestaan ook na elkaar gescand worden. Controleer na het scannen of het aantal documenten overeenkomt met het aantal dat je hebt geteld en scan ontbrekende pagina's opnieuw. Je mag de documenten in JPG- en PDF-formaat aanleveren, maar bij PDF moet je erop letten dat je slechts één factuur per PDF aanlevert. Yuki kan achteraf geen PDF-bestanden samenvoegen of opsplitsen.
Werk je af en toe met bonnetjes, scan deze dan gewoon per bon. Werk je veelvuldig met bonnetjes, verzamel deze dan en maak één maal per week of maand een lijstje van gelijksoortige bonnetjes met daarop de datum, bedrag en omschrijving. Plak het scanformulier van Scan formulieren in Postbus op het bonnetje en scan het mee met de andere documenten.