Het document vormt de basis voor de administratie en alle documenten worden opgeborgen in het digitale Archief in ordners en tabbladen en kunnen worden gekoppeld aan projecten. Daarnaast is het mogelijk om zelf tags toe te wijzen aan een document.
Elk document krijgt van Yuki een documenttype toegewezen, zoals 'Standaard', 'Inkoop' of 'Bankafschrift'. Het kan bestaan uit verschillende bestandstypen, zoals .PDF, .JPG, .PNG, .TFF, .DOC, .XLS en .CSV. Echter, bestanden groter dan 5 MB of van het bestandstype .PPT en .MOV (presentaties, beeld en audio) worden afgeraden, maar wel ondersteund. Bestanden die te groot zijn, kunnen de verwerking verstoren of vertragen.
Er zijn veel bewerkingen mogelijk vanuit een geopend document. Als je met de muis boven het icoon zweeft, verschijnt er een toelichting over de knop (tooltip). De beschikbare knoppen bovenin je scherm zijn afhankelijk van het type document, het bestandstype en de rechten (rollen) van de gebruiker.
Hieronder vind je een beschrijving van alle bewerkingen die mogelijk zijn voor de documenttypen 'Inkoopfactuur' en 'Verkoopfactuur'.
Voor het bewerken van een 'Inkoopfactuur' document kun je verschillende knoppen gebruiken:
- Upload een nieuw document
- Bewerk de documentinformatie
- Verplaats het document naar een andere ordner of tabblad
- Toon het document in PDF Viewer
- Ga naar het vorige of volgende document
- Koppel een factuur aan een betaling
- Voer factuurbewerkingen uit om de boeking van de factuur te bepalen
- Bekijk de details van de boeking
- Exporteer de factuur naar UBL (.XML)
- Maak een taak aan
- Attendeer een andere gebruiker op het document
- Stel een vraag aan de backoffice over de administratie of foutief verwerkt document
- Voeg de inkoopfactuur toe aan de Desktop.
Houd er rekening mee dat de knop 'Details boeking' alleen beschikbaar is voor gebruikers met de rol 'Backoffice' in het domein of de rol 'Financiële administratie' of 'Externe accountant'. Ook zijn er enkele knoppen alleen beschikbaar voor gebruikers met de rol 'Directie' en een specifieke bundel.
Bewerkingen verkoopfactuur
Naast de knoppen van het documenttype 'Inkoopfactuur' kun je in het scherm van 'Verkoopfactuur' ook de volgende knoppen gebruiken:
- Maak een herinnering aan
- Maak een creditfactuur aan die de verkoopfactuur geheel crediteert
- Maak een kopie van de verkoopfactuur
- Genereer een contract (periodieke facturen) op basis van de gegevens van de verkoopfactuur
- Verstuur de oorspronkelijke verkoopfactuur opnieuw per e-mail, inclusief de optie om een ander e-mailadres in te voeren dan het adres dat in Yuki is vastgelegd bij de ontvanger.
LET OP:
- Knop 4 (E-mail opnieuw versturen) is ook beschikbaar in documenttype 'Herinnering'.
- Een openstaande offerte kan ook per e-mail opnieuw worden verstuurd met knop 4.
