Yuki zorgt ervoor dat de boekhouding en administratie voortdurend volledig en up-to-date zijn. In de Workspace worden verschillende zaken weergegeven die je aandacht verdienen, waaronder openstaande vragen, taken voor jou, ontbrekende inkoop- en verkoopfacturen, niet-verwerkte documenten en ontvangen bestanden. Bekijk deze zaken zorgvuldig en handel ze af zodra je ze hebt bekeken. Indien nodig, neem actie om ervoor te zorgen dat je Workspace altijd aangeeft wat je moet doen om je boekhouding op orde te houden.
Op deze pagina kun je alle openstaande vragen bekijken en afhandelen. Je hebt de mogelijkheid om specifieke vragen op persoon of inhoud te zoeken. Om een nieuwe algemene vraag aan je accountant te stellen, klik je op het vraagteken rechtsboven in het scherm, typ je je bericht en voeg je eventueel een document toe. Een vraag gesteld door je accountant kun je doorsturen naar een andere gebruiker of beantwoorden door onder in de vraag je reactie te typen en op Versturen te klikken. Let op dat wanneer de instelling 'Btw-aangifte goedkeuring door de klant' actief is, je een goed te keuren btw-aangifte direct naar de Belastingdienst kunt versturen door op de knop Goedkeuren te klikken. Wanneer een vraag is beantwoord door je accountant, kun je deze afhandelen door rechtsboven te klikken op de drie puntjes en te kiezen voor Afgehandeld.
Hier kun je openstaande taken voor jezelf, jouw openstaande taken voor andere gebruikers (in de wacht) of de door jou afgehandelde taken (historie) bekijken. Je kunt de taken die worden getoond in je scherm filteren op prioriteit, type/taaksoort en datum.
Als een werknemer verzuim heeft aangevraagd en dit moet worden goedgekeurd door een manager, dan komt dit in de lijst van openstaande taken (taak 'Verzuim goedkeuren') te staan bij de desbetreffende manager.
Om een nieuwe taak aan te maken, klik je rechtsboven in je scherm op het plusje. Selecteer de soort taak die je wilt aanmaken, voer de gegevens van de taak in en klik vervolgens op Aanmaken. Je kunt ook een document toevoegen aan de taak vanuit het Yuki Archief, een folder op je Smartphone, de Galerij of door het nemen van een foto.
In de lijst 'Voor mij' wordt van elke door jou af te handelen taak o.a. de naam van de taak, de gebruiker die de taak heeft aangemaakt, de gebruiker voor wie de taak bestemd is, de taaksoort en de status van de taak getoond. Je kunt ook de deeltaken binnen de taak en bijlagen bekijken indien van toepassing.
Als je nog openstaande taken hebt in Yuki, kun je deze op verschillende manieren afhandelen. Zo kun je de taak als afgehandeld markeren door onderin het scherm op 'Afhandelen' te klikken. Wil je de gegevens van de taak wijzigen, dan klik je rechts bovenin het scherm op de drie puntjes en vervolgens onderin op 'Bewerken'. Ook kun je de taak toewijzen aan een andere gebruiker door te klikken op 'Toewijzen' en de gewenste collega te selecteren. Als je de taak wilt verwijderen, klik je op 'Verwijderen'.
Als het gaat om een verzuimregistratie die door een werknemer is aangemaakt, moet deze eerst worden goedgekeurd of afgekeurd door de manager. Dit kan door onderin het scherm op 'Goedkeuren' of 'Afkeuren' te klikken. Als je de gegevens van de taak wilt wijzigen, klik je op de drie puntjes rechts bovenin en vervolgens op 'Bewerken'. Ook hier kun je de taak toewijzen aan een andere gebruiker of verwijderen.
Als je bij een taak een notitie wilt toevoegen, kun je onderin het scherm bij 'Commentaren' je tekst typen en op 'Versturen' klikken. De notitie wordt dan opgeslagen en is voor alle gebruikers zichtbaar. Voor meer informatie over het gebruik van verschillende soorten taken in Yuki, kun je het artikel 'Taken' raadplegen.
Hieronder vind je informatie over ontbrekende in- en/of verkoopfacturen en hoe je openstaande betalingen kunt afhandelen.
Als je in Yuki de in- en/of verkoopfacturen hebt geüpload, maar deze nog niet zijn verwerkt, kun je per relatie bekijken welke betalingen nog openstaan of in behandeling zijn. Bij deze betalingen ontbreken de bijbehorende in- en/of verkoopfacturen volgens Yuki. Daarnaast kun je zien welke in- en/of verkoopfacturen nog niet zijn gematcht met een betaling.
Als je een openstaande betaling wilt afhandelen, kun je dit doen door de betaling te openen en vervolgens onderin je scherm te klikken op "Toelichten". Hier kun je aan je accountant een toelichting geven over de betaling. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de in- of verkoopfactuur al wel aanwezig is in de administratie, maar foutief geboekt is bij een andere leverancier of klant. Ook kun je een ontbrekende in- of verkoopfactuur alsnog aanleveren door deze te uploaden.
Als het gaat om een inkoopfactuur, kun je aangeven voor welke gebruiker deze betaling een privé-uitgave is geweest. Ten slotte kun je aangeven dat je de in- of verkoopfactuur inmiddels hebt aangeleverd door te klikken op "Geüpload". Voor meer informatie over de volledigheid van de in- of verkoop kun je het artikel "Volledigheid van inkoop" of "Volledigheid van verkoop" raadplegen.
Op deze pagina kun je een overzicht bekijken van documenten die door de backoffice als 'niet verwerkt' zijn gemarkeerd. Dit kan gebeuren als een document of bankbestand niet correct verwerkt kan worden om verschillende redenen, zoals ontbrekende informatie, meerdere facturen of bonnetjes in één bestand, onleesbaarheid, reeds verwerkt of ongeldige gegevens. Yuki kan ook bepaalde documenten als spam markeren of aangeven dat ze niet in de administratie verwerkt hoeven te worden.
Hier vind je een aantal handige opties om niet verwerkte documenten af te handelen. Wanneer een document door de backoffice als 'niet verwerkt' is gemarkeerd, kan je het volgende doen:
- Stel vragen aan je accountant indien je het niet eens bent met de conclusie dat het document niet verwerkt kan worden. Het document wordt automatisch aan je vraag gekoppeld.
- Geef een korte toelichting of aanvullende informatie over het document, zodat het alsnog verwerkt kan worden.
- Lever een nieuw, compleet of verbeterde versie van het document aan door het te uploaden (niet beschikbaar bij oorzaak 'Duplicaat').
- Verwijder een document dat terecht niet verwerkt is óf nadat je een document opnieuw hebt aangeleverd. Voor meer informatie over niet verwerkte documenten kan je terecht bij het artikel 'Niet verwerkte documenten'.
Op deze pagina vind je een overzicht van documenten die vanuit een externe bron naar Yuki zijn gestuurd, zoals e-mails naar je Yuki e-mailadres en bestanden via Dropbox of Google Drive. Het gaat hierbij niet om documenten die je zelf hebt geüpload of gescand. Houd er rekening mee dat deze lijst slechts een signaallijst is en dat al deze documenten nog door je accountant verwerkt moeten worden. Documenten die al zijn verwerkt, hebben de status 'Afgehandeld'.
Wanneer je een ontvangen bestand wilt beheren, kun je onderaan het scherm op een van de volgende opties klikken:
- Spam (alleen beschikbaar voor bestanden ontvangen per e-mail): Markeer het bestand als spam. Hierdoor wordt het bestand verplaatst naar de Spam-folder en wordt de afzender op een blacklist geplaatst, waardoor alle toekomstige e-mails van deze afzender automatisch in de Spam-folder belanden. Voor meer informatie kun je terecht bij de artikelen over Spam en Spam instellingen.
- Attenderen: Selecteer de gebruiker die op de hoogte moet worden gebracht van het ontvangen bestand en klik op Doorsturen. Er kunnen geen extra details worden toegevoegd.
- Vragen: Stel een vraag aan je accountant over het ontvangen bestand en klik op Versturen.
- Bevestigen: Als je het ontvangen bestand hebt bekeken en akkoord bent, verdwijnt het bestand automatisch uit deze lijst.