Met de Yuki Assistant app op je Smartphone wordt het aanleveren en verwerken van documenten zoals bonnetjes en facturen in je administratie een fluitje van een cent. Je kunt de app gratis downloaden via de Apple App Store of Google Play App Store. Om een document aan te leveren via de app doorloop je drie eenvoudige stappen: kies het document dat je wilt uploaden, upload het naar je administratie en bewerk indien nodig het document voordat je het uploadt. Je kunt gegevens aanpassen of toevoegen voordat je het document uploadt. Let op: offline geüploade documenten worden direct geüpload zodra de Yuki Assistant online is. Na het uploaden krijg je een melding op het scherm van de app. Om een nieuw document te uploaden, klik je op de oranje knop onderaan het startscherm van de app.
Zodra je een keuze hebt gemaakt, wordt het document dat je hebt geselecteerd weergegeven op het scherm. Je kunt nu eventuele aanpassingen aanbrengen in het document voordat je het uploadt. Vervolgens klik je op de knop "Uploaden" om het document direct aan te leveren en te verwerken in je administratie. Zodra het document succesvol is geüpload, ontvang je een bevestiging op het scherm van je Yuki Assistant app. Zo simpel is het!
Wanneer je een document uploadt naar je administratie in Yuki, heb je verschillende opties om het te verwerken, afhankelijk van de geselecteerde ordner en betaalwijze. Na het selecteren van de gewenste optie en het uploaden van het document, ontvang je een melding dat het document is geüpload. Het document kan nog worden bewerkt of handmatig worden aangepast of toegevoegd voordat het wordt geüpload. Om de volgorde van de pagina's van het document te wijzigen, klik je op "Herordenen". Om de meest recent geüploade documenten te bekijken, ga je naar je archief en klik je op "Mijn uploads". In je administratie in Yuki wordt aangegeven dat het document is aangeleverd via de Yuki Assistant app.
Voordat je het document uploadt naar je administratie, kun je het indien nodig nog bewerken door te klikken op de knop met het potloodje.
Na het klikken op de betreffende knop zal het volgende scherm worden geopend:
Je hebt de mogelijkheid om het document te verwijderen, te draaien of handmatig bij te snijden (standaard worden de randen automatisch bijgesneden). Dit kun je doen door onder in je scherm respectievelijk te klikken op de knop Verwijderen, Draaien of Alle. Nadat je de gewenste bewerkingen hebt uitgevoerd, klik je op de knop Bewaren.
Voordat je het document uploadt, is het mogelijk om gegevens handmatig aan te passen of toe te voegen. Standaard wordt door Yuki de ordner 'Uitzoeken Yuki' en betaalwijze 'Overschrijving' ingevuld bij een te uploaden document.
Voor het uploaden van een document naar Yuki worden standaard de ordner 'Uitzoeken Yuki' en betaalwijze 'Overschrijving' ingevuld. Echter, extra gegevens kunnen worden toegevoegd door te klikken op het pijltje achter Meer details, waarna de door Yuki herkende gegevens automatisch worden ingevuld.
Het is mogelijk om alle gegevens handmatig aan te passen, zoals de map waarin het document moet worden geplaatst, de betaalwijze, onderwerp, datum, valuta, bedrag, declaratiesoort, relatie, project en notities. Let op dat het veld 'Onderwerp' alleen beschikbaar is als een van de volgende mappen is geselecteerd: 'Zelf te ordenen', 'Verzekering', 'Correspondentie', 'Meetings' of 'Overig'. De velden 'Valuta', 'Bedrag' en 'Declaratiesoort' zijn niet beschikbaar indien een van deze mappen is geselecteerd.
Bij het uploaden van het document met een oudere Smartphone versie kan de kwaliteit van de foto minder zijn dan die van een scan. Zorg dat de inloggegevens zijn vastgelegd, je kunt e-mailen op jouw Smartphone en dat deze beveiligd is met een pincode, omdat Yuki de inloggegevens van de boekhouding op de telefoon bewaart.