Binnen Yuki is het mogelijk om bij elk document gebruik te maken van verschillende soorten taken. Een taak is een actie, vraag of opdracht voor een gebruiker binnen Yuki. Taken maken het mogelijk om kleine werkprocessen op te zetten, zoals het aanmaken van een bestelling door een medewerker.
Je kunt een overzicht bekijken van alle beschikbare taaksoorten in Yuki. Deze instellingen, inclusief de taaksoorten, zijn op één plaats in je domein samengebracht en gecategoriseerd.
Om het overzicht van alle aangemaakte taaksoorten te bekijken, kun je de instellingen van je domein openen. Klik hiervoor in de navigatiebalk op het icoon Instellingen en vervolgens in het nu geopende scherm op Taaksoort.
Let op: als je een Small, Medium, Large of Unlimited bundel hebt, is de agenda beschikbaar en kun je het overzicht van alle aangemaakte taaksoorten ook openen door met je muis boven het icoon Agenda in de navigatiebalk te bewegen en vervolgens te klikken op Taaksoorten.
Yuki biedt standaard twee taaksoorten aan: 'Taak' en 'Vrijgeven voor betaling'. De laatstgenoemde taaksoort is als enige direct gekoppeld aan de betaallijst.
Je hebt echter de mogelijkheid om nieuwe taaksoorten aan te maken. Yuki maakt zelf ook gebruik van verschillende taaksoorten, zoals 'Urenregistratie', 'Bug reports', 'Supportvraag', 'Bestellen' en 'Gespreksnotitie'.
Om een nieuwe taaksoort aan te maken, klik je eenvoudig op de knop 'Nieuwe taaksoort'. Het gedrag van de taken wordt bepaald tijdens het aanmaken van de taaksoorten. Wil je meer informatie over het aanmaken van nieuwe taaksoorten? Lees dan het artikel 'Nieuwe taaksoort aanmaken' voor een uitgebreide beschrijving.
Hieronder staat een voorbeeld van een taak die goedgekeurd moet worden door de aangegeven werknemer, in dit geval de werknemer Yuki Financiële administratie, als eerste stap van het proces (bijvoorbeeld bij het goedkeuren van een bestelling).
Wanneer je op het > icoon klikt naast de taak met de status Open, zal het volgende scherm worden geopend:
Hierboven staan verschillende acties die je kunt uitvoeren op een taak in Yuki. Zo kun je een taak goedkeuren, afkeuren of meer informatie opvragen. Ook kun je de taak koppelen als deeltaak aan een andere taak of een nieuwe deeltaak of werkopdracht aanmaken.
Hieronder staat een voorbeeld van een taak die moet worden gerealiseerd door een specifieke werknemer, in dit geval de werknemer Yuki Inkoop. Dit is een voorbeeld van hoe taken in Yuki kunnen worden gebruikt om werkprocessen te stroomlijnen.
Wanneer je op > klikt bij de taak met de status Goedgekeurd, wordt het volgende scherm geopend:
Hieronder worden verschillende opties beschreven voor wat je kunt doen met de taak in de stap Goedkeuring, namelijk:
- Terugsturen naar de stap Goedkeuring
- Doorsturen naar de stap Goedkeuring van realisatie
- Koppelen als deeltaak aan een andere taak
- Een deeltaak aanmaken voor deze taak
- Een werkopdracht (urenregistratie) aanmaken voor deze taak.
Verder wordt hieronder een voorbeeld gegeven van een taak in de stap Goedkeuring van realisatie, waarvan de realisatie moet worden goedgekeurd door de aangegeven werknemer (in dit voorbeeld de werknemer Yuki Directie).
Wanneer u op de taak met de status 'Gerealiseerd' klikt, wordt het volgende scherm geopend.
- De realisatie van de taak wordt goedgekeurd, waardoor de taak wordt afgehandeld.
- De realisatie van de taak wordt afgekeurd, waardoor de taak wordt teruggestuurd naar de stap Realisatie.
- Je kunt deze taak koppelen als deeltaak aan een andere taak.
- Je kunt een deeltaak aanmaken voor deze taak.
- Je kunt een werkopdracht (urenregistratie) aanmaken voor deze taak.
Hieronder staat een voorbeeld van een afgehandelde taak die alle stappen heeft doorlopen. In dit voorbeeld kan de werknemer Yuki Inkoop de afgehandelde taak bekijken door de optie "Afgehandelde taken" te selecteren in het dropdownmenu.
Als je op de >-knop klikt voor de taak met de status "Afgehandeld", wordt het volgende scherm geopend.
