Afhankelijk van de rol(len) van een gebruiker in een domein, zijn niet alle documenten zichtbaar en toegankelijk in één of meerdere ordners (of tabbladen). In Yuki kunnen alleen niet-financiële documenten op documentniveau worden afgeschermd door een gebruiker.
Niet-financiële documenten in Yuki worden aangeduid als documenten van het type 'Standaard'. Bij de verwerking van deze documenten worden er geen financiële transacties geboekt. Enkele voorbeelden van standaard documenten zijn verzekeringspolissen, leenovereenkomsten, amortisatieschema's en contracten.
Zowel de gebruiker als de backoffice kunnen bepalen in welke ordner het standaard document bewaard moet worden. In het Archief van Yuki is het mogelijk om een standaard document af te schermen of om alle standaard documenten in één keer af te schermen.
Let op: het toegangsniveau van een project heeft voorrang op de toegangsniveaus van alle documenten die binnen het project voorkomen. Dit betekent dat alle gebruikers die toegang hebben tot een bepaald project, ongeacht het specifieke toegangsniveau van een document, ook toegang hebben tot alle documenten van dat project. Dit geldt ook voor documenten met het label 'Privé'. Als deze documenten aan een project worden toegevoegd, kunnen alle gebruikers met toegang tot dat project deze documenten inzien.
Een niet-financieel document (documenttype 'Standaard') kan alleen worden afgeschermd door de eigenaar van het document of door een gebruiker met de rol 'Directie'. Om dit te doen, moet het desbetreffende document worden geopend en vervolgens op de knop Bewerken worden geklikt.
Het volgende scherm wordt geopend:
Je kunt bepalen welke gebruikers toegang hebben tot een document door de betreffende gebruikers te selecteren en op de knop 'Bewaren' te klikken. Als het beveiligingsniveau van een document is ingesteld op 'Privé', heeft alleen de eigenaar van het document toegang. In dat geval is het document niet zichtbaar voor andere gebruikers, inclusief de backoffice.
Het is ook mogelijk om voor alle niet-financiële documenten in het Archief een standaard beveiligingsniveau in te stellen. Let op: deze beveiliging geldt niet met terugwerkende kracht. Alle standaard documenten die al in het Archief aanwezig waren, behouden hun huidige beveiligingsniveau.
Je kunt het standaard beveiligingsniveau instellen vanuit twee plaatsen in Yuki. De eerste optie is om met de muis boven het 'Archief'-icoon in de navigatiebalk te bewegen en vervolgens te klikken op 'Archiefkast' en daarna op 'Archief instellingen'. De tweede optie is om in de navigatiebalk te klikken op het 'Instellingen'-icoon en daarna op 'Archief instellingen'.
Hierdoor wordt het volgende scherm geopend:
Je kunt het standaard beveiligingsniveau voor alle niet-financiële documenten instellen in het Archief. Let op dat dit niet met terugwerkende kracht gebeurt en dat alle standaard documenten die al in het Archief aanwezig zijn, de reeds aanwezige beveiliging behouden.
Je kunt het standaard beveiligingsniveau vanuit twee plaatsen in Yuki instellen:
Beweeg met je muis boven het icoon Archief in de navigatiebalk, klik op Archiefkast envervolgens in het geopende scherm op de knop Archief instellingen.
Klik in de navigatiebalk op het icoon instellingen en vervolgens op het geopende scherm op Archief instellingen.
Selecteer de gebruikers die toegang moeten hebben tot de standaard documenten in de grijze ordners (bovenste plank in het Archief) en klik vervolgens op de knop Bewaren. De documenten blijven toegankelijk voor de backoffice, maar zijn niet meer zichtbaar voor andere gebruikers zonder toegang
Als het beveiligingsniveau op Privé staat, heeft alleen de eigenaar toegang tot deze documenten. Zelfs voor de backoffice zijn deze documenten niet zichtbaar en dus niet meer toegankelijk. Vergeet niet dat de gebruikers die je hier selecteert ook de enigen zijn die toegang hebben tot de gekleurde ordners (onderste plank in het Archief).