Je kunt gemakkelijk adressen importeren in het Adresboek van je Yuki administratie vanuit verschillende toepassingen zoals Outlook, Outlook Express, Yuki of andere toepassingen. Het is aan te raden om regelmatig adressen uit te wisselen tussen je domein en Outlook (Express), smartphone, GSM, PDA of Organizer zodat de adressen in beide omgevingen altijd overeenkomen. Houd er wel rekening mee dat dit met Yuki alleen mogelijk is via de import- en exportfunctie, er is geen synchronisatiefunctie beschikbaar.
Het importeren van adressen kan alleen worden uitgevoerd door een gebruiker met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant'. Om te starten met importeren, beweeg je de muis boven het icoon Relaties in de navigatiebalk en klik je vervolgens op Import & Export.
Hierdoor wordt het import- en exportscherm geopend waar je de geschiedenis van geïmporteerde adressenbestanden kunt bekijken door op de knop Historie te klikken.
Het importproces bestaat uit vijf stappen. In de eerste stap selecteer je de applicatie waaruit je de adressen wilt importeren, zoals Outlook, Outlook Express, Yuki of een andere toepassing. Vervolgens volg je de instructies om de adressen uit de geselecteerde applicatie te exporteren. Bij de derde stap moet je aangeven of je de bestaande adressen wilt aanvullen of volledig overschrijven met het importbestand. In de vierde stap selecteer je het exportbestand en in de vijfde stap koppel je de te importeren velden aan de velden in Yuki. Hierbij kun je zelf bepalen welke informatie je in welk veld van de relatiekaart wilt opslaan, maar Yuki doet ook een voorstel.
Als het importbestand zowel gegevens van bedrijven als contactpersonen bevat, moet het importeren in twee stappen worden uitgevoerd. Zorg er bij het importeren van adressen voor dat alle velden correct zijn gekoppeld. Nadat de adressen zijn geïmporteerd, wordt er een resultaat getoond.
Een paar tips bij het importeren van adressen: let erop dat er geen haakjes in de kopregel van het te importeren bestand staan en dat iedere regel eindigt met een CRLF (Carriage Return LineFeed). Wanneer deze ontbreken, kan Yuki geen onderscheid maken tussen de kopregel en de regels met adresgegevens.