Met de functie 'Workflowregels' kun je automatisch taken aanmaken voor werknemers in je domein op basis van de informatie in een verwerkt document. Hierdoor kun je het document bijvoorbeeld onder de aandacht brengen van een specifieke werknemer of aanbieden ter goedkeuring voor betaling.
Om gebruik te kunnen maken van de functie 'Workflowregels', moet een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Medium of Large hebben gekozen via de Yuki Store in het domein. Daarnaast kan alleen een gebruiker met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' een workflowregel aanmaken.
Het is mogelijk om meerdere workflowregels aan te maken voor een werknemer, op basis van verschillende inkoopfacturen of declaraties.
Afhankelijk van de taaksoort die is geselecteerd als output van de workflowregel, moet de automatisch aangemaakte taak door één of meerdere werknemers worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld de goedkeuring en realisatie van een taak waarbij elke stap, indien aangegeven bij de taaksoort, achtereenvolgens door een verschillende werknemer moet worden uitgevoerd.
Om een workflowregel aan te maken, beweeg je met je muis boven het icoon Archief in de navigatiebalk, klik je op Workflowregels en vervolgens op de knop Nieuw.
Vervolgens geef je bij Invoer aan welke criteria het document moet voldoen en bij Output welke taaksoort automatisch moet worden aangemaakt en naar welke gebruiker(s) deze taak (met één of meer stappen) gaat.
Als de taaksoort bij stap 1 (Goedkeuren) is aangegeven als handmatig te selecteren persoon, dan kun je bij de workflowregel bepalen wie deze persoon is. Wil je dat een taak bijvoorbeeld altijd naar de beheerder van het project gaat dat aan het document gekoppeld is, dan moet je dat bij de taaksoort zelf aangeven.
Voor een uitgebreide beschrijving van de in te vullen velden van een workflowregel kun je terecht bij het artikel 'Workflowregel aanmaken'.