Alleen gebruikers met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' en 'Externe accountant' kunnen de niet-verwerkte documenten afhandelen. Om dit te doen, klik je in de navigatiebalk op het icoon 'Postbus' en vervolgens in het nu geopende scherm onder 'Aandacht' op 'Niet verwerkt'. Het is raadzaam om regelmatig de lijst met niet-verwerkte documenten door te nemen en waar nodig af te handelen, zodat je administratie compleet blijft.
De vereiste actie is afhankelijk van de reden waarom het document niet verwerkt is:
Onvolledig: Als er een vervolgblad ontbreekt scan dan het gehele document (dus alle relevante pagina's) opnieuw in en zet het document op 'Afgehandeld'.
Gebundeld document: Als je meerdere bonnen tegelijk hebt gescand of verschillende facturen in één PDF-
bestand hebt geplaatst, lever deze dan apart aan, tenzij onder bepaalde condities bundeling is toegestaan.
Niet leesbaar: Als de scan of gemaakte foto niet goed leesbaar is en bepaalde relevante informatie daardoor niet geboekt kan worden, scan de bon of factuur opnieuw in en controleer zelf of alles goed leesbaar is.
Dubbel: Als de factuur of bon lijkt op een document dat al eerder geboekt is, controleer dan in Yuki of de factuur al eerder is aangeleverd en verwerkt. Als het document volgens jou toch geboekt moet worden, stel dan een vraag aan Yuki.
Bestand kan niet geopend worden: Als het bestand niet geopend kan worden omdat het bestandsformaat onbekend of niet ondersteund is, bekijk dan de extensie van het bestand dat je hebt aangeleverd en controleer of deze correct is.
Importbestand bevat ongeldige of onbekende gegevens: Als het importbestand voor de bank of voor memoriaal boekingen niet aan de vereisten voldoet, controleer dan of het aangeleverde document door Yuki wordt ondersteund en of de inhoud overeenkomt met de regels.
Er zijn twee manieren om de lijst af te handelen: Lever een nieuwe, complete of verbeterde versie van het document aan en klik op de knop 'Markeer' om het document uit de lijst te verwerken.
Stel een vraag als je het niet eens bent met de conclusie van Yuki dat het document niet verwerkt kan worden. Gebruik de knop 'Vraag' boven het document om het document weer onder de aandacht van Yuki te brengen en geef een korte toelichting of aanvullende informatie over het document zodat het alsnog verwerkt kan worden.