In Yuki kun je gebruik maken van analytisch boekhouden. Dit houdt in dat kosten en opbrengsten extracomptabel worden verwerkt en niet rechtstreeks op grootboekrekeningen in je administratie worden geboekt. In plaats daarvan worden ze toegewezen aan specifieke dimensies zoals kostenplaatsen en kostendragers. Dit biedt ondernemers inzicht in waar kosten en opbrengsten vandaan komen en helpt bij het analyseren en sturen van bedrijfsprocessen.
Je kunt in een domein of administratie één of twee lagen (dimensies) toevoegen bovenop het rekeningschema, waarin transacties kunnen worden toegewezen aan analytische grootboekrekeningen. Dit houdt je boekhouding overzichtelijk.
Voor rapportages op basis van dimensies biedt Yuki drie overzichten: omzet en kosten per maand, waardenvergelijking en omzet en kosten per dimensie. Het analytisch boekhouden feature is geïntegreerd in de Boekhouding functionaliteit en alleen beschikbaar voor gebruikers met de rol 'Portaalbeheerder', 'Portaal backoffice', 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant'. Let op: dit feature is alleen beschikbaar voor gebruikers met de bundel Large of Unlimited, en moet via de Yuki Store in het domein worden aangeschaft door een gebruiker met de rol 'Directie'.
Hoe een analytische boekhouding opzetten in Yuki?
Om een analytische boekhouding op te zetten met een of meerdere analytische views in Yuki, moet je eerst bepalen welke gegevens je wilt bekijken en hoe gedetailleerd deze moeten zijn. Gebruik deze gegevens vervolgens als uitgangspunt om de analytische view(s) in Yuki op te bouwen.
Volg deze stappen om een analytische boekhouding in Yuki op te zetten:
- Analytische view aanmaken: een plan maken om verschillende kosten en baten aan je view toe te wijzen en deze vervolgens te analyseren. Voorbeelden van views zijn afdelingen of projecten.
- Scope aanmaken: bepaal welke transacties moeten worden geanalyseerd binnen je analytische view. Dit vormt als het ware de invoer van je analytische boekhouding. Voorbeelden van een scope zijn een reeks grootboekrekeningen of de naam van een relatie.
- Dimensies beheren (voor meer geavanceerde overzichten): om meer geavanceerde overzichten te kunnen genereren, moet je een dimensie als label aan een waarde koppelen. Binnen elke dimensie moet een label en ten minste één optie worden vastgelegd.
- Waarde aanmaken: de categorieën waaraan je transacties kunt toewijzen die binnen jouw scope vallen, worden waarden genoemd. Je kunt een onbeperkt aantal waarden aanmaken.
- Verdeelsleutel aanmaken (voor verdeling omzet en/of kosten over meerdere waarden): een verdeelsleutel kan worden ingesteld als de output voor een toewijzingsregel. Binnen een verdeelsleutel moet je minstens één gewicht definiëren die een transactie automatisch over meerdere waarden verdeelt. Het gewicht van een verdeelsleutel bepaalt dus hoe de omzet en kosten van de transacties automatisch zullen worden verdeeld over de verschillende waarden.
- Toewijzingsregel aanmaken: wijst automatisch de verwerkte transacties die binnen de door jouw aangemaakte scope vallen toe aan een waarde of een verdeelsleutel.
Elke stap wordt in een afzonderlijk artikel uitgebreid beschreven. Een voorbeeld van een analytische view is 'Omzet en kosten per afdeling', waarbij je bijvoorbeeld een overzicht kunt bekijken met omzet en kosten per afdeling. Dit overzicht kan natuurlijk ook worden bekeken voor andere afdelingen. Andere voorbeelden zijn overzichten van de kosten per grootboekrekening voor elke afdeling.